Senin, 18 Juli 2011

Perekrutan dan Seleksi SDM

I.                   PEREKRUTAN DAN SELEKSI SDM

1.1  PEREKRUTAN
A.    PENGERTIAN
Perekrutan diartikan sebagai proses penarikan sejumlah calon yang berpotensi untuk diseleksi menjadi pegawai. Proses yang dilakukan dengan mendorong atau merangsang calon yang mempunyai potensi untuk mengajukan lamaran dan berakhir dengan didapatkannya sejumlah calon. (Drs.Marihot Tua Efendi Hariandja, M.Si ; Manajemen Sumber Daya Manusia : 96)
Perekrutan menjadi salah satu kegiatan yang sangat penting dalam manajemen Sumber Daya Manusia sebab sebagai awal dari kegiatan untuk mendapatkan pegawai yang tepat untuk mengisi jabatan yang kosong, hal ini menjadi sangat penting, khususnya ketika supply sumber daya manusia terbatas, dimana hanya sedikit jumlah pegawai yang tersedia sedangkan banyak perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja tersebut, sehingga perusahaan -  perusahaan dengan sendirinya bersaing untuk menarik calon pegawai yang terbaik dari calon yang ada (persaingan).

B.     HAMBATAN – HAMBATAN PEREKRUTAN
Berdasarkan pengertian bahwa perekrutan merupakan upaya untuk mendapatkan sejumlah calon pegawai yang berpotensi dan memenuhi syarat untuk menjadi pegawai, terdapat sejumlah hambatan dalam perekrutan. Hambatan – hambatan tersebut dapat bersumber dari :
1.      Kebijakan organisasi (organizational policies)
2.      Perencanaan sumber daya manusia (human resource plan),
3.      Affirmative action plan
4.      Kebiasaan perekrut (recruiter habits)
5.      Kondisi lingkungan eksternal (environment condition)
6.      Persyaratan hambatan (job requirement)
7.      Biaya penarikan (Cost) dan
8.      Perangsang (insentive)

1.      Kebijakan Organisasi
Kebijakan organisasi meliputi :
-          Kebijakan promosi dari dalam
-          Kebijakan kompensasi
-          Kebijakan status pegawai, dan
-          Kebijakan penarikan tenaga local.

-          Kebijakan Promosi dari dalam
Kebijaksanaan promosi dari dalam merupakan arah tindakan dalam upaya penempatan atau pengisisan jabatan yang kosong. Promosi dari dalam, meskipun dapat memiliki keuntungan seperti meningkatkan moral pegawai yang ada atau memberikan jalur karier bagi pegawai yang sudah ada, tetapi kebijaksanaan promosi dari dalam ini secara konseptual jelas dapat menghambat masuknya jumlah calon pegawai yang potensial yang dapat membawa pola pemikiran baru bagi perusahaan.
Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson mengatakan bahwa langkah pertama yang harus ditempuh dalam pelaksaan rekrutmen adalah menentukan tujuan rekrutmen seperti :
·         Apakah kita menginginkan karyawan yang berniat tinggal lama bersama kita, atau apakah kita sebenarnya membutuhkan karyawan yang mempunyai komitmen  jangka pendek...????
·         Apakah kita membutuhkan seseorang dengan keterampilan kerja yang prima, ataukah kita memerlukan orang – orang yang punya niat sungguh – sungguh untuk belajar ?
·         Apakah kita siap membayar mahal karyawan kita rekrut, ataukah kita ingin mencari karyawan yang digaji rendah?
·         Apakah sebenarnya kita menginginkan orang – orang yang berbeda dari karyawan kita sekarang untuk mendapatkan perspektif baru, ataukah kita ingin mempertahankan status quo?
Dari uraian diatas jelas bahwa kebijaksanaan promosi dari dalam tidak selamanya menjadi hambatan dalam rekrutmen., dimana itu bisa tergantung pada keinginan perusahaan yang tentunya dikaitkan dengan strategi jangka panjang perusahaan.

-          Kebijaksanaan kompensasi
Kebijaksanaan kompensasi yang sudah baku dan seringkali tidak mudah diubah dapat menghambat masuknya pegawai baru yang baik, karena kompensasinya tidak memotivasi calon untuk memasuki organisasi. Kompensasi ini dapat berupa gaji atau upah dan berbagai keuntungan lainnya seperti tunjangan – tunjangan kesehatan, keluarga, fasilitas kerja, dan lain – lain.

-          Kebijaksanaan status pegawai
Kebijaksanaan untuk menggunakan tenaga kontrak, purna waktu, bukan pekerja permanen, sebagaimana disebutkan diatas dari aspek biaya atau mungkin strategi perusahaan lebih menguntungkan, tetapi dari aspek untuk mendapatkan pegawai baru dengan kemampuan atau ide – ide baru dapat menjadi hambatan, sebab perusahaan akan menghambat masuknya calon pegawai yang baik yang menginginkan kerja permanen. B. Marsh, mengemukakan beberapa keuntungan dan kerugian dari pemakaian tenaga kontrak. Keuntungan yang pertama adalah lebih murah biayanya dibandingkan dengan pekerja tetap, sebab mereka kemungkinan tidak diberikan kenikmatan lain diluar upah langsung yang diterima, yang kedua adalah mereka dpat diangkat dan diberhentikan sesuai dengan kebutuhan yang berubah akibat perubahan kebutuhan tenaga kerja, dan yang ketiga adalah tugas untuk penarikan, pendisiplinan, dapat dialihkan pada agen tenaga kerja.
Kemudian kerugiannya adalah yang pertama tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi, dan kedua adalah bisa terjadi konflik dengan pegawai tetap, kerugian ini dapat melebihi keuntungannya.

-          Kebijaksanaan penarikan tenaga local
Kebijaksanaan penarikan tenaga local seperti mengutamakan pegawai yang berasal dari lokasi dimana perusahaan berada dapat, menjadi hambatan untuk mendapatkan pegawai yang potensial.
 
2.      Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia difokuskan untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia pada masa yang akan datang. Tetapi, perencanaan sumber daya manusia ini dapat juga menjadi hambatan, misalnya perencanaan sumber daya manusia menentukan bahwa perekrutan pegawai dilakukan dengan mengutamakan sumber internal untuk memenuhi kebutuhan. Ini menghambat untuk merekrut calon pegawai yang berpotensi. Kemudian kualifikasi pegawai yang dibutuhkan yang harus direkrut. Ini dapat menjdai hambatan, misalnya perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan jauh sebelumnya dapat menimbulkan ketidak sesuaian antara persyaratan dan kenyataan karena munculnya perubahan – perubahan yang tidak dapat dikendalikan.

3.      Affirmative action plan
Affirmative action plan adalah tindakan yang harus menyesuaikan dengan peraturan yang harus menyesuaikan dengan peraturan yang ditetapkan pemerintah, seperti tidak diperbolehkan mendiskriminasi calon pegawai berdasarkan jenis kelamin, etnis, agama, dan lain – lain, atau lebih keras lagi dengan adanya ketentuan yang menetapkan proporsi pegawai dilihat dari etnis dan lain – lain, yang jelas dapat menghambat proses penarikan pegawai yang paling berpotensi.

4.      Kebiasaan perekrut
Kebiasaan perekrut adalah suatu kebiasaan yang dilakukan ketika melakukan proses perekrutan pada mas – masa yang lalu. Kebiasaan ini dapat meningkatkan keahlian seorang perekrut dalam pelaksanaan rekrutmen menjadi baik. Tetapi, sebaliknya kebiasaan – kebiasaan yang salah akanb terulang kembali secara sistematis, yang mengakibatkan proses pencarian calon yang paling berpotensi menjadi tidak tercapai.

5.      Kondisi lingkungan eksternal
Kondisi lingkungan tempat organisasi berada tentu saja mempengaruhi berhasil tidaknya proses perekrutan, sebab organisasi sangat tergantung pada lingkungan untuk tenaga kerja. Kondisi lingkungan disini menyangkut factor – factor tenaga kerja seperti tingkat pengangguran tinggi, peusahaan dalam tingkat pengangguran dan tingkat persaingan.
Dalam tingkat pengangguran tinggi, perusahaan tidak akan mengalami kesulitan untuk mendapatkan calon pegawai. tetapi dalam kondisi pengangguran rendah atau nol, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja baru. Ini tentu saja menyulitkan perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja, khususnya tenaga kerja yang jumlahnya terbatas.

6.      Persyaratan jabatan
Persyaratan jabatan yang ditentukan untuk menjadi landasan dalam proses rekrutmen dapat tidak menunjukkan hubungan yang kuat dengan unjuk kerjanya. Misalnya untuk jabatan tertentu lebih menekankan pada tingkat pendidikan dan keterampilan, padahal persyaratan yang paling dibutuhkan adalah kemampuan berkomunikasi dan sikap terhadap pekerjaan.

7.      Biaya Penarikan
Biaya yang diperlukan untuk proses penarikan bisa sangat besar, yang mungkin tidak tersedia dalam anggaran perusahaan. Ketika sumber tenaga kerja yang akan ditarik sedikit jumlahnya dan diprediksikan mereka berada ditempat yang sangat tersebar dan luas, secara logis perusahaan harus membuat iklan di berbagai media yang tentu saja memerlukan biaya yang tidak sedikit jumlahnya. Atau, ada keharusan untuk melakukan perjalanan atau kunjungan ke tempat – tempat sumbe tenaga kerja.

8.      Perangsang
Perangsang atau insentif yang diberikan agar para calon yang baik tertarik untuk menjadi pegawai perusahaan dapat kurang menarik. Hal ini tentu saja ada kaitannya dengan biaya atau perusahaan yang kurang memperhatikan berbagai kemungkinan perangsang yang lain, yang dapat meningkatkan calon pegawai untuk menjadi pegawai perusahaan.

C.    LANGKAH – LANGKAH PEREKRUTAN
1.      Penentuan jabatan yang kosong
Perekrutan dilakukan bilamana ada jabatan yang kosong atau dimulai dengan analisis mengenai apakah ada jabatan yang kosong yang harus diisi oleh pegawai baru.
Sebelum melakukan perekrutan ada baiknya perusahaan meneliti kembali kebutuhan perusahaan dengan menganalisis kemungkinan – kemungkinan yang dapat dilakukan, sehingga rekrutmen (khususnya dari luar perusahaan) mungkin tidak perlu dilakukan. Sebelum melakukan perekrutan perusahaan bisa melakukan seperti reorganisasi pekerjaan (reorganize work), kemungkinan kerja lembur (over time), mekanisme pekerjaan (mechanise the work), metode kerja yang fleksibel (stragger the hour), kerja paruh waktu (make job part time), dan kontrak kerja (sub-contrak tehe work). Mengingat karena perekrutan memerlukan biaya dan perubahan – perubahan bisa terjadi lebih cepat daripada yang sudah direncanakan.

2.      Penentuan persyaratan jabatan
Persyaratan jabatan merupakan kriteria atau ciri – ciri yang dapat meliputi keahlian, pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Persyaratan jabatan ini harus dianalisis dari informasi analisis jabatan, yaitu job description, job specification, dan job performance standard, dan juga melalui masukan dari manajer terkait. Oleh karena itu, agar perusahaan dapat melakukan kegiatan rekrutmen secara efektif, perusahaan harus memiliki system informasi sumber daya manusia yang baik yang di dalamnya meliputi informasi analisis jabatan. Proses ini dapat digambarkan seperti pada gambar 1.2.



 







Gambar 1.2 : Masukan dalam penentuan persyaratan jabatan

3.      Metode perekrutan
Ada berbagai macam metode yang dapat digunakan, yaitu untuk sumber internal dan eksternal
·         Metode Perekrutan Sumber Internal
Calon internal diperoleh dengan cara manajer memberikan atau menominasikan beberapa orang sebagai calon untuk dipromosi. Metode ini bersifat tertutup, dimana pegawai tidak mengetahui jabatan yang kosong dengan jelas, sehingga pegawai yang memiliki persyaratan tidak memiliki kesempatan untuk melamar secara formal. Metode ini disebut dengan metode tertutup.

·         Metode Perekrutan Sumber Eksternal
Metode untuk perekrutan sumber eksternal diantaranya adalah.
-          Walk – in and write-in (inisiatif pelamar)
Walk-in Adalah dimana pelamar atau pencari kerja dimungkinkan atau diperbolehkan mendatangi perusahaan untuk menyampaikan keinginannya menjadi pegawai, dan write-in dilakukan melalui pengiriman surat lamaran.

-          Employee referral (rekomendasi pegawai)
Pendekatan ini melakukan penarikan calon pegawai melalui referensi atau rekomendasi dari pegawai Pendekatan ini melakukan penarikan calon pegawai melalui referensi atau rekomendasi dari pegawai yang sudah ada, dengan harapan para pekerja sangat mengenal orang – orang yang memiliki profesi dan potensi untuk melakukan pekerjaan yang sama.

-          Advertising (iklan)
Pendekatan ini dilakukan melalui pengiklanan di media massa, baik media massa tertulis seperti surat kabar maupun media massa yang dibaca oleh public maupun mediaelektronik seperti radio atau televise, dengan menginformasikan jabatan, persyaratan dan keuntungan – keuntungannya.

2.1  SELEKSI SDM
A      PENGERTIAN dan FUNGSI
Seleksi merupakan proses untuk memutuskan pegawai yang tepat dari sekumpulan calon pegawai yang didapat melalui proses perekrutan, baik perekrutan internal maupun perekrutan eksternal sebagaimana dibahas sebelumnya. Proses ini seperti halnya rekrutmen, merupakan kegiatan yang sangat penting sebab hasil yang didapat dari perekrutan tidak menjamin bahwa seluruh calon yang direkrut sesuai dengan perusahaan.
Adapun fungsi dari seleksi ini adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai, yang mempunyai keterampilan, sikap yang dapat mewujudkan harapan – harapan dari perusahaan.
Pada prinsipnya kegiatan seleksi tanpa melihat apakah seleksi yang dilakukan untuk pegawai baru, promosi, pemindahan, atau yang lain – lain, berkaitan dengan tahap – tahap tertentu, yaitu :
·         Penentuan tuntutan pekerjaan dan perusahaan
·         Penentuan jenis orang yang dibutuhkan
·         Penentuan alat dan langkah – langkah / prosedur seleksi
·         Factor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alat/ prosedur seleksi dan
·         Siapa yang melakukan pelaksanaan seleksi.
 
B       MENILAI TUNTUTAN PEKERJAAN DAN KEBUTUHAN PERUSAHAAN
Langkah awal yang harus dilakukan dalam seleksi untuk mendapatkan pegawai yang tepat adalah menganalisis tuntutan pekerjaan yang akan dilakukan calon pegawai tersebut.cuntuk itu sebelumnya organisasi yang akan dilakukan calon pegawai yang akan melakukan seleksi harus memiliki pemahaman yang baik mengenai tuntutan tersebut. Tuntutan itu dapat ditelusuri dari informasi analisis jabatan, yaitu job description, job specification, job performance standard.
Tuntutan organisasional mengacu pada nilai – nilai budaya perusahaan dan strategi yang akan dipakai perusahaan, yang secra umum diidentifikasi pada saat pelaksanaan perencanaan sumber daya manusia.

C      MENENTUKAN JENIS ORANG YANG DIBUTUHKAN
Jenis orang yang diperlukan umumnya mengacu pada apa yang disebut dengan KSAO, yaitu pengetahuan (knowledge), keterampilan (skills), kemampuan (ability), atau yang lainnya (other), misalnya nilai kepribadian , kesehatan, dan lain – lain.dalam mendapatkan pegawai yang paling tepat dikatakan : “unless the selector are clear about what they are looking for there is a little chance for them finding it or knowing when they have  found it” (bilamana penyeleksi tidak jelas mengenai apa yang mereka cari, sedikit kemungkinannya untuk menemukannya atau mengetahui kapan mereka mendapatkannya).

D      PENENTUAN ALAT DAN PROSEDUR SELEKSI
Alat mengacu pada metode atau cara – cara atau instrument yang dipakai untuk mengumpulkan informasi mengenai pelamar, untuk memiliki pegawai yang terbaik sesuai dengan yang dibutuhkan, seperti ujian tertulis, wawancara, tes kepribadian, tes kesehatan,dan lain – lain.
Prosedur mengacu pada langkah yang dipakai untuk melakukan seleksi, untuk memaksimalkan hasil yang didapat. 

E       ALAT DAN PROSEDUR SELEKSI
Berkaitan dengan alat dan tahapan seleksi yang dapat digunakan, beberpa penulis mengemukakan secara berbeda. William B. Werther, Jr dan keith Davis mengemukakan beberapa alat dan tahapan seleksi yang dapat digunakan sebagai berikut :
1.      Preliminary reception of application (penerimaan pendahuluan)
2.      Employment test (ujian penerimaan pegawai)
3.      Selection interview (wawancara seleksi)
4.      Referent and background check (pemeriksaan latar belakang dan referensi)
5.      Medical evaluation (penilaian kesehatan)
6.      Supervisory interview (wawancara dengan supervisor)
7.      Realistic job preview (penjelasan pekerjaan secara realistis) dan
8.      Hiring decision (keputusan penerimaan)


Metode dan Langkah lain sebagaimana dikemukakan oleh Michael Harris adalah :
1.      Review application blank or resume (pemeriksaan surat lamaran)
2.      Select best applicants for interview (memilih pelamar yang paling baik untuk wawancara)
3.      Interview (wawancara)
4.      Administration test (ujian tertulis)
5.   Conduct reference and background check (melakukan pemeriksaan latar belakang dan referensi) dan
6.      Perform drug test (melakukan uji bebas obat terlarang)

F       PENENTUAN ALAT DAN TAHAPAN SELEKSI
Masalah utama adalah apakah alat dan prosedur seleksi yang digunakan dapat memberikan informasi yang penting untuk memilih pegawai dengan memperhatikan beberapa factor, yaitu :
1.      Job relatedness,
2.      Utility
3.      Legality, dan
4.      Practically
Untuk itu perlu dilakukan pengujian alat dan prosedur seleksi yang akan digunakan.

1.      Job Relatedness
Job relatedness mengacu pada pertimbangan apakah alat atau prosedur seleksi berhubungan dengan tuntutan kerja yang akan dilakukan bilamana pegawai tersebut diterima, atau apakah prosedur dan alat seleksi memiliki validitas, yaitu dapat mengukur atau meramalkan pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan lainnya sesuai dengan orang yang dibutuhkan. Reliable atau dapat diandalkan, yaitu apakah hasil yang didapat suatu tes konsisten bilamana digunakan berulang – ulang pada orang yang sama.
Lebih lanjut, ada dua pendekatan untuk menentukan validitas alat seleksi, yaitu :
·         Empricial approach dan
·         Rational approach
2.      Utility
Utility mengacu pada pertimbangan antara keuntungan yang didapat dengan biaya yang dikeluarkan untuk penggunaan sebuahprosedur atau alat seleksi. Factor ini penting mengingat efisiensi menjadi sesuatu yang sangat penting dalam suatu organisasi, terutama organisasi yang berorientasi pada keuntungan.

3.      Legality
yaitu mempertimbangkan beberapa tes yang dilarang oleh undang – undang untuk dilakukan

4.      Practicality
Yaitu mudah untuk dilakukan dan tidak memakan waktu yang banyak.

G      BEBERAPA ALAT DAN METODE SELEKSI
1.      Penerimaan Pendahuluan (preminary Reception)
2.      Ujian Penerimaan (Employment Test)
3.      Jenis – jenis Test
4.      Wawancara
5.      Test kesehatan
6.      Penjelasan pekerjaan secara Realistis (Realistic Job Preview)











1 komentar:

  1. Saya mau nnya nih, dalam perekrutan biasanya terjadi kecurangan (Nepotisme) seperti 3D (DUIT,DEKAT,DULUR) bgaimana pendapat anda tentang hal tsb? bgaimana cara mengatasinya?
    Thank youu..

    BalasHapus